Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления [Александр Валерьевич Старовойтов] (fb2) читать постранично, страница - 4

группировкой. В этом случае мы сможем его даже запомнить, а покупать легко, т. к. группы направляют нас в определенные отделы магазина, где мы быстро находим нужные товары. Еще один большой плюс такого метода – вы всегда сможете проверить себя – всели купили, т. к. знаете, что было по 5 позиций в каждой категории.

При дефрагментации больших целей таким образом появляется понимание, ясность последовательности шагов, этапов и задачи.

Практические рекомендации

1. Для периодически повторяющихся многоэтапных действий составляйте инструкции. Они станут ядром практических навыков коллектива. Составление инструкций лучше поручить самому опытному специалисту, а ее проверку – самому неопытному, тогда можно добиться ее ясности для каждого сотрудника.

2. Составляйте краткие инструкции для себя. Это тот третий результат Вашей деятельности, который позволит в будущем быстрее идти уже обозначенным путем.

Некоторые задачи не являются рутинными и чтобы их решить иногда требуется пара часов для определения лучшего порядка действий. Думая, что экономим время, мы не записываем эти шаги, надеясь на память. Но через месяц-два, из-за психологических ограничений для решения такой же задачи нам опять придется потратить столько же времени, т. к. велика вероятность того, что мы забудем, как и что делали.

Поэтому, если решение задачи требует больше 3–5 шагов, составляйте для себя краткую инструкцию в письменном виде. Это поможет повторить решение задачи быстрее даже через пару месяцев, а то и через год.

Второй плюс такого подхода – решение данной задачи Вы сможете ДЕЛЕГИРОВАТЬ, передав инструкцию.

3. Составляйте инструкции по схеме “5 по 5”. Оптимальное для восприятия количество пунктов 7+-2. Поэтому старайтесь составлять инструкции по формуле 5 по 5, т. е. она должна состоять из 5 разделов, в каждом из которых должно быть не более 5 пунктов, в каждом из которых не более 5 подпунктов. Такая инструкцию воспринимается и запоминается легче.

4. Составляйте “линейные инструкции”. Как правило, любой процесс имеет наиболее часто реализуемую линейную структуру. В нештатных ситуациях, процесс может выполняться по-другому. Лучше написать инструкцию для стандартного порядка, а действия в нештатных ситуациях изложить в отдельном приложении к инструкции.

1.2. Техника «Жаба в томатном соусе» на завтрак»

«Я знаю, что эту задачу нужно выполнить, но не знаю сколько это времени займет, да еще она и не очень приятная». Знакомы такие мысли? Ведь чтобы составить инструкцию, проанализировать шаги нужно сделать ПЕРВЫЙ шаг – уделить внимание пугающей задаче.

Вернемся к формуле развития:

Н*В*ПШ>ПП

где:

Н – недовольство нынешним положением дел

В – видение новой ситуации, цели

ПШ – первые шаги

ПП – противодействие переменам.

В данном случае ПП кажется чем-то большим и страшным, но без четких очертаний. При этом пугает неизвестность и непонятность дела, а не что-то конкретное. Таким делам даже дали название – «лягушки» или «жабы».

Чтобы легче было справиться с таким делом, нужно добавить определённости. Обычно это делают с помощью таймера, выставив его на 20–25 мин. В результате ПП уже не большое серое, а лишь довольно короткий промежуток времени.

Сейчас таймеры есть на телефонах, компьютерах и т. п. а раньше использовали кухонные таймеры, которые имели, в основном, форму помидора. Отсюда и название метода – метод «помидора».

Такие короткие временные барьеры легко преодолеть, они не пугают и позволяют сделать первые шаги по решению проблемы. Они дают очень важное чувство – чувство УВЕРЕННОСТИ, что через 15–20 минут вы закончите этим заниматься.

Через этот промежуток времени произойдет следующее:

– вы погрузитесь в решение проблемы так, что проработаете над ней еще и еще по 15 мин.;

– приблизитесь к решению задачи, что сделает его менее «страшной» и дальше Вы сможете заниматься ею не откладывая;

– если дело так и продолжит казаться большим и неподъемным, то Вы приобретёте опыт применения приема и стронете дело с мертвой точки.

Особенно эффективен метод «помидора», если применять его утром к делам-«лягушкам», а не переживать о неприятном деле весь день. Поэтому я назвал его «Жаба в томатном соусе на завтрак».

Практические рекомендации

1. При планировании дня определите самое неприятное дело.

2. Запланируйте его как можно раньше.

3. Если Вам трудно решиться заниматься им больше часа – заведите таймер на 20 мин.

4. Работайте над делом, пока не прозвенить таймер.

5. Если вы уже готовы продолжать дальше, то продолжайте, если нет – запланируйте на следующее утро продолжить.

1.3. Техника «Дал слово – держись. Держись раз, держи два, держи три…»

Мы рассмотрели варианты снижения барьера для начала дел, которые не